Als medewerker personeelsadministratie en algemene ondersteuning ben je het centrale aanspreekpunt voor diverse administratieve processen binnen onze organisatie. Je werkt nauw samen met de coördinator en je collega’s om alles in goede banen te leiden. Jij behoudt het overzicht, werkt gestructureerd en efficiënt, en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Algemene ondersteuning:

• Je ondersteunt de coördinator en je collega’s op vlak van administratie: reservatie van zalen, boeken van catering, opmaken van inschrijvingslijsten en naamkaarten, prints maken, …
• Administratie van de vzw: benoemen van bestuurders, voorbereiden van vergaderingen, verslagen maken, opvolgen jaarlijkse premies van Vlaamse overheid (VIVO, VIA, Sociale Maribel).
• Opvolgen van administratieve zaken zoals autokeuring, controle brandblusser, aankoop kantoormateriaal, …
• Je bewaakt het nodige overzicht in de organisatie (inventaris ICT-materiaal, aangekocht kantoormateriaal, …).

Personeelsadministratie:

• Je staat in voor de opstart van nieuwe medewerkers (opmaken van contracten, bestellen ICT-materiaal, aanvragen van logins, toegangsbadges en welkomstmap).
• Je zorgt samen met het sociaal secretariaat voor de maandelijkse loonverwerking, het vakantiegeld, eindejaarspremies, ecocheques en maaltijdcheques.
• Je volgt het tijdsregistratiesysteem op en zorgt voor de juiste instellingen (bijvoorbeeld updaten van vakantietellers en boomstructuur).
• Je bent het aanspreekpunt voor collega’s bij vragen rond ouderschapsverlof, tijdskrediet, vakantie, … Je staat in nauw contact met het sociaal secretariaat om de collega’s te voorzien van een snel antwoord, en de nodige administratie errond op te starten.
• Je volgt de laatste ontwikkelingen op vlak van wetgeving in paritair comité 329.01 op de voet en informeert de coördinator en het team bij relevante wijzigingen.
• Je denkt actief mee over mogelijke verbeteringen in de huidige werkwijzen en komt met praktische voorstellen om processen te optimaliseren.

Interne preventie:

Als intern preventieadviseur ben je verantwoordelijk voor het implementeren en opvolgen van het preventiebeleid binnen onze organisatie. Je hebt oog voor de veiligheid en het welzijn van je collega’s en zorgt ervoor dat alle nodige maatregelen genomen worden om een gezonde werkomgeving te garanderen. Je bent bereid een opleiding tot intern preventieadviseur te volgen (dit kan binnen de werkuren).

• Gezondheidsplan: Je ontwikkelt en implementeert een gezondheidsplan voor onze medewerkers, gericht op preventie en het bevorderen van het welzijn van het personeel.
• Ergonomie: Je zorgt voor een ergonomische werkplek en voert periodieke evaluaties uit om te kijken of de werkplekken voldoen aan de ergonomische normen.
• EHBO: Je beheert de EHBO-kits en zorgt ervoor dat de materialen up-to-date zijn.
• Communicatie: Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers met vragen.