De Office Manager is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de vzw. Onder leiding van de directie en in samenwerking met het team, bestaat je takenpakket uit:

• Het beheer van de abonnementen en verkoop van tijdschriften: contact met de abonnees, inboeken van de facturen, opvolging met de drukker en boekhandelaars, commerciële acties uitvoeren.
• Het beheer van de boekhouding van de vzw: facturatie en betalingen, encodering, opvolging van de debiteurs, uitvoering van de financiële strategie, jaarafsluiting in samenwerking met een extern boekhoudingskantoor, opvolging met de bedrijfsrevisor.
• Het beheer van de HR: contact met het sociaal secretariaat, uitbetaling van de lonen, onthaal van nieuwe medewerkers, opvolging van de sociale wetgeving.
• De opvolging in verband met de Raad van Bestuur en Algemene Vergadering: voorbereiding van de vergaderingen, wettelijke publicaties.
• De administratieve en financiële opvolging van de subsidies en sponsors: indienen van de verslagen, facturatie.
• De dagelijkse secretariaatstaken: onthaal, post, bestellen van kantoorbenodigdheden, verzekeringen.

Profiel:

• Je bent in het bezit van minimum een bachelor-diploma (idealiter in het gebied van (culturele) management, HR, boekhouding of secretariaat), met een professionele ervaring van minimum 2 jaar.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en het Frans, zowel begrijpend, gesproken als geschreven. We verwachten eveneens een parate kennis van het Engels.
• Je hebt een goede softwarekennis van het Microsoft Office pakket (vooral Excel).
• Je hebt goede noties over boekhouding.
• Je kan zelfstandig werken en bent proactief.
• Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig, resultaatgericht en toegewijd, en hebt zin voor verantwoordelijkheid.
• Je hebt een positieve houding, bent constructief en flexibel binnen een ploeg.
• Belangstelling voor de Belgische architectuur/cultuur of kennis van de non-profit sector zijn een plus.

Wij bieden:

• Een 80% vast contract vanaf januari 2025.
• Een aangepaste verloning op basis van je competenties en ervaring en extralegale voordelen (maaltijdcheques, eindejaarspremie, ADV, bijdrage in reiskosten, computer en telefoon beschikbaar).
• Een opportuniteit om veel te kunnen doen in het beheer van een kleine vzw, afwisselende taken en een stimulerende omgeving.
• Grote flexibiliteit wat betreft werktijden en telewerken.
• Werken met een klein, hecht, enthousiast en dynamisch team.