Binnen de afdeling Productie en onder leiding van de Directeur Productie werk je nauw samen met de curatoren, coördineer je de uitvoering en programmatie van projecten en houd je toezicht op de productie en programmatie, rekening houdend met de daartoe voorziene termijnen en budgetten. Je zorgt voor een doeltreffende communicatie tussen het programmatie- en het productieteam en met de externe partners, de deelnemers aan het project en de kunstenaars. Je staat in voor het materiële, persoonsgebonden en financiële aspect van de productie en coördinatie van tentoonstellingsprojecten in het bijzonder.

• Projectmanagement – tentoonstellingen en artistieke aanbestedingen:
  • Opvolgen van de conceptfase van tentoonstellingsprojecten in samenwerking met het curatorenteam.
  • Onderzoeken van de artistieke en technische haalbaarheid en voorstellen van alternatieven binnen de technische, administratieve en budgettaire grenzen.
  • Samenwerken met het curatorenteam en de collectiebeheerder bij de opvolging van de werkenlijst en de coördinatie van uitleningen.

• Coördinatie, voorbereiding, uitvoering en opvolging van tentoonstellingsprojecten en artistieke aanbestedingen:
  • Plannen en opvolgen van de projectfases. In samenwerking met het programmatieteam plan je de verschillende stappen van de producties in en zorg je ervoor dat de timing wordt gerespecteerd.
  • Coördineren van de uitvoering van tentoonstellingen.
  • Als liaison fungeren voor en coördineren van scenografie en lichtplannen.
  • Zorgen voor informatiedoorstroom aan alle betrokken partijen gedurende elke fase van het project: scenograaf, lichtontwerper, audiovisueel regisseur, kunstenaars, architecten, designers, leveranciers, etc.
  • Opvolgen van de productie en installatie van audiovisuele werken in samenspraak met de audiovisueel en technisch leider.
  • Beheren van de productie van werken/artistieke aanbestedingen van de conceptfase tot en met de operationele totstandkoming.
  • Opstellen en respecteren van de planning rond op- en afbouw in samenspraak met de interne teams.
  • Toezien op en onderhoud van de tentoonstelling in samenspraak met de collectiebeheerder.

• Administratief en budgettair beheer:
  • Opstellen van de begroting voor de productie van tentoonstellingen.
  • Opvolgen en beheren van de budgettaire en financiële elementen van projecten, zoals kostenramingen, offertes, opvolging van bestelbonnen en facturatie, rapportage, controle van facturen en van attesten van geleverde diensten.
  • Inspelen op mogelijke overschrijding van de budgetten en onderhandelen over financiën.
  • Meewerken aan alle administratieve fases van het opstellen van contracten en openbare aanbestedingen, aan het opstellen van lastenboeken en aan de analyse van offertes en de keuze van leveranciers.
  • Opvolgen en beheren van de overdracht van rechten in samenspraak met de juridische dienst.
  • Ondersteuning bieden bij de reservering van ruimtes en bij interne bestellingen van uitrustingen en alles wat er bij tentoonstellingen komt kijken (regie, transport, veiligheid, schoonmaak, materiaal…).