In deze context is AFB op zoek naar een dynamische en enthousiaste Administratief & Financieel Verantwoordelijke om het dagelijkse beheer van de non-profitorganisatie op zich te nemen en de ontwikkeling van haar evenementenprojecten (Abrupt) en tijdelijke ruimtes (Reset en Reset Atelier) te ondersteunen.

Verantwoordelijkheden

• Budgetbeheer

  • Opstellen van jaarlijkse begrotingsprognoses voor de vzw en haar projecten.
  • Toezicht houden op uitgaven en inkomsten.
  • Maandelijkse rapporten opstellen voor de directeur.
  • Opstellen van reële budgetten ter presentatie aan de algemene vergadering en/of raad van bestuur.

• Financieel beheer & Fondsenbeheer

  • Optimaliseren van fiscale strategieën.
  • Opvolgen van openbare projectoproepen.
  • Zoeken naar financiering op regionaal, gemeenschaps- en gemeentelijk niveau.
  • Samenwerken met de directeur bij het opstellen van aanvragen en budgetvoorstellen.
  • Opvolgen van het gebruik van toegekende fondsen en opstellen van verantwoordingen.
  • Opstellen en presenteren van jaarlijkse financiële rapporten op basis van resultaten.

• Boekhouding & Kasbeheer

  • Beheren van offertes en facturen van leveranciers en voorbereiden van betalingen.
  • Klantenfacturatie en betalingsopvolging verzorgen.
  • Invoeren van boekhoudkundige gegevens, waaronder dagelijkse boekhouding, jaarlijkse kasboekverrichtingen en jaarlijkse kasontvangsten.
  • Behandelen van periodieke belastingaangiften.
  • Voorbereiden van de jaarrekening in samenwerking met de interne boekhouder van de vzw.
  • Opstellen en opvolgen van kasstroomplannen.
  • Beheren van bankrekeningen, kredietkaarten en mandaten.

• Sociaal beheer

  • Opstellen van arbeidsovereenkomsten, vrijwilligerscontracten en dienstverleningscontracten.
  • Verwerken en uitbetalen van lonen (inclusief vergoedingen) in samenwerking met het sociaal secretariaat.
  • Toezicht houden op sociale verplichtingen (arbeidsgeneeskunde, verzekeringen, opleidingen, enz.).
  • Beheren van werknemersvoordelen (abonnementen, maaltijdcheques, enz.).
  • Optimaliseren van de contractarchivering voor vrijwilligers.

• Algemeen administratief beheer

  • Opstellen en opvolgen van contracten inzake bezetting, coproductie, artistieke rechten en andere diensten (productie, techniek, communicatie).
  • Beheren en opvolgen van verzekeringen voor evenementen, locaties, materieel en personen, inclusief schadebeheer.
  • Beheren van nutsvoorzieningscontracten (water, gas, elektriciteit, internet).
  • Behandelen van diverse administratieve taken (bv. AFSCA, Unisono, bezetting openbare ruimte, TPE).
  • Rekruteren en beheren van vrijwilligers (planning, opleiding).
  • Opstellen en verzenden van werkroosters (beveiliging, schoonmaak, bar) in samenwerking met de productieverantwoordelijke van Reset.
  • Opvolgen van de bouwvergunningen van de vzw (bv. milieuvergunningen).

• Beheer van de vzw

  • Bijdragen aan de organisatie van algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen.
  • Notuleren van vergaderingen.
  • Up-to-date houden en archiveren van de statuten.
  • Toezicht houden op de juridische naleving van de vzw-wetgeving in samenwerking met het boekhoudkantoor en de commissaris van de vzw.

• Secretariële ondersteuning

  • Ondersteunen bij algemene kantoorwerkzaamheden (post, archivering).
  • Bijdragen aan de interne en externe communicatie van de vzw in nauwe samenwerking met de directeur (bv. nieuwsbrief).

Deze functie is veeleisend, maar uiterst boeiend en biedt een diepgaand inzicht in het beheer van een non-profitorganisatie, van projectontwikkeling tot realisatie. Het is een kans om in het hart van de actie te staan, samen te werken met diverse spelers in Brussel en daarbuiten, en voortdurend nieuwe vaardigheden te ontwikkelen.

Profiel

• Vereiste kwalificaties

  • Minstens 3 jaar ervaring in administratief en financieel beheer.
  • Algemene kennis van boekhouding, fiscaliteit, financiën, het Belgische arbeidsrecht en de wetgeving voor vzw’s.
  • Bekendheid met de regels rond publieke financiering vanuit zowel Franstalige als Nederlandstalige overheden.
  • Goede kennis van de Brusselse culturele sector.
  • Vlotte beheersing van het Frans en het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling.
  • Sterke vaardigheden in Microsoft Office, met name Excel.
  • Beheersing van WinBooks boekhoudsoftware.
  • Oog voor detail, sterke organisatorische vaardigheden en een proactieve houding.
  • Vermogen om zowel autonoom als in teamverband te werken, zowel op locatie als op afstand.
  • Flexibiliteit met betrekking tot werkuren.
  • Stressbestendigheid en het vermogen om noodsituaties aan te pakken.

• Opleiding

  • Diploma van een Belgische universiteit of hogeschool (minstens BAC+3) in financiën, management of economie.

• Ervaring

  • Minstens 3 jaar ervaring in administratief en financieel beheer.

Voorwaarden

• Contracttype

  • Vast contract (CDI)

• Arbeidsregeling

  • Eerste 4 maanden deeltijds, vanaf september voltijds.