Je ondersteunt het team op verschillende domeinen: financiën en boekhouding, studentenadministratie, academische en algemene administratie en HR. De rol vereist regelmatige interactie met teamleden op alle niveaus, van management tot staf, evenals met docenten, studenten, externe partners, leveranciers en gespecialiseerde organisaties in financiën en HR. De taken bestaan uit terugkerende wekelijkse en maandelijkse deadlines, evenals projectondersteuning met specifieke deadlines.

Financiën en boekhouding (50%)

• Beheren van financiële informatie, administratieve bestanden en documenten (zoals kopieën van betaalde facturen, cheques, terugbetalingen, rapporten, leveranciersbestanden, kwitanties, enz.) om documentatie beschikbaar te houden en te voldoen aan vastgestelde beleidslijnen en wettelijke richtlijnen.
• Verwerken en coderen van facturen, creditnota’s en ontvangstbewijzen.
• Zorgen voor een duidelijke registratie van financiële transacties (inkomsten en uitgaven) in lijn met de eisen van de organisatie en de belastingautoriteiten.
• Beantwoorden van vragen van klanten en opvolgen van openstaande betalingen.
• Controleren en verifiëren van banktransacties.
• Signaleren en corrigeren van fouten of boekhoudkundige discrepanties.
• Bieden van betrouwbare administratieve boekhoudondersteuning en klantenservice.
• Reconciliëren van bankbetalingen en bankafschriften.
• Uitvoeren van maandelijkse afsluitingstaken om ervoor te zorgen dat de boekhouding op tijd wordt afgerond.
• Verifiëren en uitvoeren van creditcard-, kas- en banktransacties.
• Ondersteuning bij verzekeringsprocessen.

Administratie (20%)

• Beheren van de agenda van de (adjunct-)directeur (bijv. planning van vergaderingen met het bestuur, programmaraad, andere academische, project- of teamvergaderingen).
• Coördineren van agenda’s, regelen van vergaderingen en verspreiden van memo’s en rapporten op basis van behoeften en verzoeken.
• Ervoor zorgen dat alle medewerkers op de hoogte blijven van belangrijk nieuws van en over de organisatie.
• Ondersteuning van de (adjunct-)directeur bij de voorbereiding van dossiers, rapporten, documentatie en presentaties.
• Boeken van reizen en accommodaties.
• Plannen van interne en externe evenementen.
• Reserveren van vergaderruimtes.
• Beantwoorden van telefoon- en e-mailvragen en professioneel omgaan met eventuele klachten.
• Samenwerken met leveranciers en Rosas’ frontdeskbeheerder om ervoor te zorgen dat kantoorbenodigdheden op peil blijven.
• Bedienen van kopieerapparatuur, printers en andere benodigde apparatuur.

Algemeen (30%)

• Actief deelnemen aan campusvergaderingen en netwerkevenementen.
• Ondersteunen van de HR Business Partner bij taken zoals:
• Opstellen van arbeidsovereenkomsten en andere HR-documentatie.
• Bijwerken en onderhouden van interne regels en beleidslijnen in overeenstemming met het wettelijke kader.
• Onderhouden van nauwe samenwerking met de pedagogisch coördinator en studentenadministratie.