Als office manager voer je een breed scala aan administratieve en organisatorische taken uit om de werking van de Alamire Foundation in goede banen te leiden. Je zorgt ervoor dat achter de schermen alles goed verloopt en bent de steun en toeverlaat van de directie én van alle stafmedewerkers. Je werkt onder leiding van en rapporteert aan de zakelijk coördinator.

• Je zorgt voor de boekhoudkundige verwerking van binnenkomende en uitgaande facturen, financiële en diverse verrichtingen.
• Je verzorgt de personeelsadministratie van freelance medewerkers.
• Je bereidt contracten voor en verzorgt de administratieve afhandeling.
• Je ontvangt bezoekers en handelt inkomend telefoon- en e-mailverkeer af.
• Je staat in voor de organisatie van de werkplek (permanentie, algemeen agendabeheer, beheer en onderhoud van kantoormeubilair en -apparatuur).
• Je ondersteunt de zakelijke leiding bij de opmaak en administratieve opvolging van dossiers met betrekking tot verzekeringen, gebouwbeheer, juridisch advies, enz.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij de opmaak van jaarverslagen, beleidsplannen, subsidiedossiers en andere vormen van rapportering.
• Je staat samen met collega’s mee in voor de organisatie van valorisatieprojecten (concerten, conferenties, enz.).