Onthaalmedewerker & vrijwilligersplanner

Zomer van Antwerpen is een veelzijdig cultureel zomerfestival dat de stad transformeert tot een bruisend podium voor kunst en creativiteit. De kernopdracht van Zomer van Antwerpen kan als volgt worden weergegeven: We organiseren een multidisciplinair cultureel zomerprogramma dat de diversiteit van Antwerpen weerspiegelt, met een breed scala aan kunstvormen zoals muziek, circus, theater, dans, en unieke evenementen. Onze locatiewerking staat centraal, waarbij we verrassende en onconventionele plekken in de hele stad benutten als decor voor onze voorstellingen. We streven naar innovatieve presentatievormen die Zomer van Antwerpen een uniek karakter geven, waardoor we ons onderscheiden van traditionele festivals. Inclusiviteit is een kernwaarde: we richten ons op een breed publiek en leggen de nadruk op het bereiken van ondervertegenwoordigde groepen, met als doel verbinding en ontmoeting te stimuleren. We bieden een platform voor zowel gevestigde namen als opkomend talent, waarbij we ruimte creëren voor nieuwe creaties, premières, en langdurige samenwerkingen met zowel lokale als internationale artiesten. De Zomerfabriek fungeert als onze creatieve hub, waar we faciliteiten bieden voor artiesten om buiten de conventionele theaterruimte te werken, ontmoetingen te stimuleren, en de infrastructurele behoeften van het festival te ondersteunen. We hechten groot belang aan samenwerkingen met zowel culturele als niet-culturele partners, wat resulteert in gedeeld eigenaarschap en gezamenlijke programmering, waardoor we diep verankerd zijn in het stedelijke weefsel van Antwerpen.

  • Zomer van Antwerpen vzw, Antwerpen
  • Type: Voltijds
  • Deadline: 20/4/2025

Over deze job

  • Voor de invulling van onthaaltaken en voor het organiseren en plannen van de vrijwilligerswerking zijn we op zoek naar een communicatief en administratief sterke medewerker. Deze functie is een combinatie van administratief onthaalmedewerker (50%) en vrijwilligersplanner (50%). Als onthaalmedewerker ben je een spin in het web van het festivalkantoor en de Nieuw Zurenborg site. Zomer van Antwerpen zou niet zijn wat het is zonder haar fantastische vrijwilligers, die vele taken binnen het festival op zich nemen. Als vrijwilligersplanner sla je de brug tussen de vrijwilligerswerking en de rest van de organisatie. Jij wordt de aandrijver van een gastvrije vrijwilligerswerking van Zomer van Antwerpen. Hiervoor werk je nauw samen met de andere teams en een enthousiaste ploeg van vrijwilligers. Samen werken we aan een festival voor iedereen!
  • WAT WIJ VERWACHTEN:

    • Onthaalmedewerker (50%):

      • Je zorgt voor het vriendelijk onthaal van onze bezoekers, medewerkers, vrijwilligers en leveranciers. Je maakt hen wegwijs op de site.
      • Je beheert de uitleen van sleutels, fietsen, parkeerkaarten en verzorgt de administratie hiervan.
      • Je bent het eerste contact aan de telefoon en volgt de Zomer-mailbox op, evenals de fysieke postbus.
      • Je inventariseert benodigdheden van kantoor, keuken- en onderhoudsmateriaal.
      • Je steekt ook zelf de handen uit de mouwen met praktische taken op het terrein.
      • Je beheert de aanvragen van tijdelijke verhuur van ruimtes op de site en volgt deze op (contracten, afspraken, nota’s en voorbereiding voor de facturatie).
    • Vrijwilligersplanner (50%):

      • Je beheert de vrijwilligerswerking en je hebt daarbij aandacht voor betrokkenheid en verbinding.
      • Je denkt inhoudelijk na over de invulling van de verschillende vrijwilligersfuncties en stemt de verschillende rollen praktisch af met de locatieverantwoordelijken en de vrijwilligers.
      • Je behoudt overzicht over de vrijwilligersplanning met bijbehorende rollen en shiften in samenwerking met productie en de locatieverantwoordelijken.
      • Je houdt de vinger aan de pols bij de uitvoering en draait de planning bij wanneer nodig.
      • Je verzorgt de intake en evaluatie van (nieuwe) vrijwilligers.
      • Je bent het aanspreekpunt en verantwoordelijk voor communicatie naar alle vrijwilligers (bijvoorbeeld via een maandelijkse nieuwsbrief). Je fungeert als de verbindende factor tussen vrijwilligers en de rest van het team.
      • Je verzorgt de administratieve taken rond de vrijwilligerswerking, waaronder het opstellen van vrijwilligersovereenkomsten.
      • Je ondersteunt en faciliteert de voorbereiding en organisatie van activiteiten voor vrijwilligers, zoals het vrijwilligersfeest, infomomenten en groepsmomenten.
      • Je denkt mee na over een duurzaam onthaal- en vrijwilligersbeleid.

Bijkomende info

Gepost op 2025-04-01