Assistentie bij theaterdistributie:

In samenwerking met de regisseur en het hoofd productie en distributie:

• Deelname aan de promotie en verspreiding van voorstellingen, follow-up van de verspreiding, uitnodigingen aan professionals op het gebied van podiumkunsten;
• Follow-up, voorbereiding en indiening van aanvragen voor nationale en internationale festivals en markten;
• Helpen bij het versturen van communicatiemateriaal over de voorstellingen naar de locaties (theaters, culturele centra, festivals).

In samenwerking met de directrice en de mensen die verantwoordelijk zijn voor distributie, productie en administratie bij Ad Lib:

• Beheer van Ad Lib’s database, coderen en bijwerken van Ad Lib’s zakelijke contacten op Filemaker Pro;

Tourcoordinatie, organisatie en administratie:

In samenwerking met de directrice van Ad Lib, de locaties en de artiesten/gezelschappen:

• Beheer en coördinatie van beschikbaarheidsschema’s van tourteams;
• Onderhandelingen, boekingen en organisatie van de speeldata in de tournee-agenda van de voorstellingen;
• Logistieke en technische coördinatie en follow-up met bedrijven, technische managers en locaties;
• Bijwerken en regelmatig verzenden van showtourplanningen naar bedrijven;
• Maken en bewaken van tourbudgetten;
• Verantwoordelijk voor het opstellen en versturen van tour schattingen;
• Assisteren bij het opstellen, versturen en organiseren van de ondertekening van contracten voor de overdracht van shows;
• Verantwoordelijk voor het opstellen en versturen van routebeschrijvingen naar bedrijven en locaties;
• Coördinatie van workshops rond de shows en toezicht op de organisatie ervan;
• Contactpersoon voor bedrijven en locaties tijdens tourperiodes.

In samenwerking met de bedrijven die worden beheerd door Ad Lib:

• Verantwoordelijk voor het indienen en opvolgen van transportserviceaanvragen en activiteitenrapporten bij WBI over ritten.

Verantwoordelijke voor het beheer van het IT-park en de bestelwagen van Ad Lib:

Binnen Ad Lib, in samenwerking met het hoofd van de administratie:

• Verantwoordelijk voor het IT-park van Ad Lib;
• Verantwoordelijk voor het beheer van de bestelwagen, technische controles, parkeren en eventuele claims en reparaties.

In samenwerking met de gezelschappen:

• Verzending van de bruikleenovereenkomsten voor de tourbestelwagen en organisatie van de ondertekeningen met de chauffeurs en gezelschappen;
• Beheer van de planningskalender voor het gebruik van de bestelwagen van Ad Lib ten dienste van de gezelschappen;
• Opvolging van de communicatie met de gezelschappen over de organisatie van het gebruik en de teruggave van de bestelwagen van Ad Lib (contactpersoon voor de gezelschappen tijdens de bruikleenperiodes).

Deelname aan de logistieke organisatie van mogelijke eenmalige evenementen van Ad Lib:

(Professionele dagen, residenties, tijdelijke opleidingen, conferenties, begeleidingsprogramma’s, interventieprojecten, feestelijke bijeenkomsten, enz.)

• Assistentie bij de logistiek van evenementen die door Ad Lib worden georganiseerd of ondersteund, of waarbij Ad Lib samenwerkt met andere organisaties;
• Aanwezigheid ter plaatse en verwelkomen en ontvangst van sprekers.

Bijdrage aan de ontwikkeling en uitwerking van de structuur:

Onder de verantwoordelijkheid van de directie en de Raad van Bestuur:

• Meewerken aan de algemene ontwikkeling van de organisatie en de daaruit voortvloeiende strategische keuzes;
• Bijdragen aan structurele beslissingen en projectkeuzes door strategische ontwikkelingsvoorstellen te doen;
• Deelname aan de redactie en revisie van het jaarlijkse activiteitenverslag van Ad Lib;
• Eventuele begeleiding van stagiaires;
• Meewerken aan de uitwerking en opvolging van activiteiten buiten productie en distributie (residenties, professionele dagen, interventieprojecten, sensibiliseringsacties, enz.);
• Indien nodig, bijdragen aan het schrijven van subsidieaanvragen voor Ad Lib;
• Op de hoogte blijven van lopende activiteiten in de podiumkunstensector in België door voorstellingen te bekijken en in contact te blijven met artiesten en professionals uit de sector;
• Opvolging van occasionele en/of randprojecten van Ad Lib;
• Mogelijke deelname aan de ontwikkeling van nationale en international