Als polyvalent administratief medewerker zorg je voor de goeie dagelijkse werking van de vzw Korei Guided Tours. Je bent de contactpersoon voor de klanten en voor de gidsen. Je werkt samen met de directeur en overlegt dagelijks.

Contacten met klanten:

• Je geeft advies aan de klanten via mail of telefoon.
• Je maakt offertes op voor de klanten.
• Je zorgt ervoor dat de klanten alle praktische informatie voor hun activiteiten krijgen en beantwoordt hun vragen.
• Na afloop van de activiteit maak je de factuur op en volg je de betaling op.

Contacten met gidsen, vrijwilligers en studenten:

• Je bent dagelijks in contact met de gidsen, vrijwilligers en jobstudenten en zorgt voor de juiste gids bij de juiste activiteit.
• Je houdt de gidsen op de hoogte van hun planning en hun agenda.
• Je zorgt voor de administratieve verwerking van hun prestaties zodat ze tijdig kunnen betaald worden.

Interne taken:

• Je communiceert dagelijks met de coördinator van Korei Guided Tours en samen bekijken jullie wat er moet gebeuren.
• Je houdt de klantendatabase up to date zodat er gericht kan gecommuniceerd worden.
• Je zorgt voor het invoeren van de statistieken.
• Je werkt aan het digitaliseren van de documentatiedatabank en vult de databank aan met nieuw materiaal.
• Je helpt bij het updaten van de website en met het invoeren van rondleidingen op andere websites.
• Een paar keer per jaar werk je buiten de kantooruren (vb gidsenopleiding, gidsenvergadering, permanentie, …) maar uiteraard recupereer je die uren op een ander moment.