Ben jij een geboren leider en een organisatorisch talent met een passie voor kunst? Heb je ervaring in financieel beheer, het aansturen van teams en productieplanning, het samenwerken met externe internationale partners, en ben je klaar om een sleutelrol te spelen in een creatieve studio?

Wij zoeken een gedreven Studio Manager om een gerenommeerd multidisciplinair kunstenaar en zijn team van assistenten te ondersteunen.

Over de functie

• Als Studio Manager speel je een cruciale rol in de werking van de studio. Je zorgt ervoor dat de activiteiten soepel verlopen en bent de brugfiguur tussen de kunstenaar, het team, externe leveranciers en artistieke partners die je aanstuurt om projecten tijdig en volgens de hoogste standaard te realiseren.
• Je bent het aanspreekpunt voor de galeries, musea en andere samenwerkingspartners.
• Naast het coördineren van projecten, het leiden van het team en de communicatie ben je verantwoordelijk voor het financieel beheer, HR- en administratieve taken.
• Dankzij jouw organisatorisch talent en vaardigheden loopt alles op rolletjes, van de dagelijkse werkzaamheden tot complexe projecten.

Verantwoordelijkheden

1. Relatiemanagement

• Onderhouden en versterken van relaties met galeries, musea, klanten en andere stakeholders.
• Vertegenwoordigen van de studio bij externe bijeenkomsten, exposities en samenwerkingsprojecten.
• Onderhandelen en beheren van contracten met musea, galeries, leveranciers en productiepartners.
• Identificeren en analyseren van informatie over potentiële samenwerkingspartners, nieuwe tentoonstellingsmogelijkheden en internationale markten.

2. Teammanagement

• Aansturen en begeleiden van het team van atelierassistenten en externe medewerkers.
• Toezicht houden op de dagelijkse werkzaamheden en het verdelen van de workload.
• Fungeren als brugfiguur tussen de kunstenaar en het team, met duidelijke communicatie van verwachtingen en doelen.
• Motiveren en ondersteunen van het team bij hun taken en verantwoordelijkheden.
• Organiseren van wekelijkse teamvergaderingen om planning, voortgang en prioriteiten te bespreken.

3. Productiecoördinatie

• Opstellen, beheren en opvolgen van productieplanningen voor kunstprojecten.
• Toezicht houden op productieprocessen en kwaliteitscontrole zodat kunstwerken voldoen aan de gestelde standaarden.
• Fungeren als het primaire aanspreekpunt voor, briefen en aansturen van externe artistieke leveranciers en productiepartners.
• Coördineren van processen, zoals transporten, bestellingen en leveringen.
• Anticiperen op mogelijke knelpunten in productie en het ontwikkelen van oplossingen.
• Research naar nieuwe creatieve technieken, leveranciers en mogelijkheden.

4. Projectcoördinatie

• Plannen en beheren van tentoonstellingsprojecten, inclusief deadlines en budgetten.
• Selecteren, briefen en aansturen van externe medewerkers of leveranciers die betrokken zijn bij specifieke projecten.
• Opstellen van de werkplanning en overzien van de installatie en demontage van tentoonstellingen.
• Opstellen van gedetailleerde draaiboeken voor complexe projecten, inclusief planning van transporten.
• Bewaken van projectdoelstellingen en zorgen voor tijdige oplevering.
• Organiseren en begeleiden van buitenlandse reizen voor projecten of tentoonstellingen.

5. Financieel beheer

• Opstellen en beheren van budgetten voor studioactiviteiten en projecten.
• Opstellen, controleren en verwerken van facturen, betalingen en financiële rapportages.
• Bewaken van de kosten en optimaliseren van de financiële efficiëntie van de studio.
• Adviseren over financiële beslissingen en investeringen.
• Zoeken naar en realiseren van vormen van financiële ondersteuning, sponsoring, beurzen, Tax Shelter, enzovoort.
• Voorbereiden van en toezicht op de boekhouding, in samenwerking met de boekhouder.
• Berekenen van productiekosten.

6. HR-beleid

• Werving en selectie van nieuwe (externe) medewerkers, inclusief opstellen van functieprofielen en het voeren van sollicitatiegesprekken.
• Inwerken, begeleiden en ontwikkelen van medewerkers.
• Opstellen en beheren van arbeidscontracten en personeelsdossiers.
• Salarisadministratie, verwerken van verlofaanvragen en personeelsplanningen.
• Zorgen voor een veilige, motiverende en inclusieve werkomgeving.

7. Algemene taken

• Beheren van de agenda van de kunstenaar en het plannen van afspraken en reizen.
• Ondersteunen van de kunstenaar in dagelijkse operationele taken en beslissingen, meedenken over de langetermijnstrategie van de studio.
• Supervisie administratieve processen en documentbeheer (verzekeringen, licenties, abonnementen, vergunningen, wagenpark, nutsvoorzieningen, onderhoudsdiensten, materialen en werkmiddelen, naleving van wet- en regelgeving, enzovoort).
• Beheren van het gebouw en de externe stockageruimte.
• Implementeren en optimaliseren van workflows en interne processen.
• Inspelen op onverwachte uitdagingen en kansen binnen de dynamische omgeving van de kunstwereld.

Wie ben jij?

Wij zoeken iemand met:

• Leiderschap: ervaring met het aansturen en motiveren van teams, strategisch denken, sterk onderhandelen, besluitvaardigheid en daadkracht.
• Communicatieve vaardigheden: natuurlijk verbindend vermogen en heldere communicatie met diverse partijen.
• Organisatietalent: behoud van overzicht bij meerdere complexe projecten met strakke deadlines.
• Flexibiliteit: omgaan met ad-hoc veranderingen en bereidheid om bij uitzondering buiten de vaste uren te werken, inclusief buitenlandse reizen.
• Probleemoplossend vermogen: vooruitdenken, effectief aanpakken van onverwachte uitdagingen en kalm blijven onder druk.
• Financieel inzicht: ervaring met budgetbeheer, financiële administratie en rapportages.
• HR-vaardigheden: ervaring met personeelsbeheer, contracten en teamontwikkeling.
• Talenkennis: uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, goede kennis van Frans is een plus.
• Ervaring in een vergelijkbare rol: enkele jaren relevante ervaring, bij voorkeur in de kunstwereld, creatieve industrie of productieomgeving.
• Affiniteit met kunstproductie: is een pluspunt, maar niet noodzakelijk; een leergierige houding is belangrijker.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende en veelzijdige functie in een inspirerende en creatieve werkomgeving in Brussel.
• Nauw samenwerken met een internationaal erkende kunstenaar, toonaangevende internationale galeries en gerenommeerde kunstinstellingen.
• Persoonlijke ondersteuning door de Studio Manager Assistent.
• Een hecht team en dynamische projecten.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur, competitief salaris volgens PC 200, eindejaarspremie, abonnement openbaar vervoer, telefoon met abonnement en laptop.